Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie nach Art. 12 bis 14 DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten auf DocPDF. Die Beschreibung folgt der tatsächlichen Technik dieses Webtools.

Eine Nutzung der Internetseite ist grundsätzlich ohne Angabe von Name, Konto oder Zahlungsdaten möglich. Soweit eine Verarbeitung erforderlich ist und keine andere Rechtsgrundlage trägt, holen wir eine Einwilligung ein. Die Übertragung erfolgt über eine TLS-verschlüsselte Verbindung (HTTPS).

Ergänzend gelten die Cookie-Hinweise und das Impressum.

Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die Struktur folgt den üblichen Pflichtmodulen für deutsche Websites (Hosting, Logfiles, Cookies, Betroffenenrechte nach Art. 13 DSGVO).

Wer ist verantwortlich?

Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Websitebetreiber Almir Sijaric, Almir Sijaric, c/o Impressumservice Dein-Impressum, Stettiner Str. 41, 35410 Hungen, Deutschland. Kontaktdaten stehen in Abschnitt 2 und im Impressum.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Zum einen dadurch, dass Sie uns Daten mitteilen (Kontaktformular, E-Mail oder indem Sie bei Word in PDF eine Datei an den Webserver senden). Zum anderen automatisch beim Aufruf der Website: technische Daten wie IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem und Uhrzeit. Diese Daten stehen in den Server-Logfiles und sind für uns in der Serververwaltung Plesk einsehbar. Das ist Hosting, kein Cookie und kein von uns eingebautes Analyse-Tool.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Zur fehlerfreien Bereitstellung der Website, zur Sicherheit, zur Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Prüfung, ob ein Aufruf aus einem für dieses Angebot vorgesehenen Land kommt, und – wenn Sie das Webtool nutzen – zur Ausführung der von Ihnen angestoßenen Umwandlung. Eine Analyse Ihres Nutzerverhaltens und personalisierte Werbung finden nicht statt.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Details stehen in Abschnitt 21.

1. Begriffsbestimmungen

Diese Erklärung verwendet die Begriffe der Datenschutz-Grundverordnung. Die wichtigsten lauten:

Personenbezogene Daten

Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, etwa Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder der Inhalt einer hochgeladenen Datei, soweit daraus Personen erkennbar sind.

Betroffene Person

Jede natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Verarbeitung

Jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, etwa das Erheben, Speichern, Auslesen, Übermitteln, Löschen oder Vernichten.

Einschränkung der Verarbeitung

Die Markierung gespeicherter Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

Profiling

Jede automatisierte Verarbeitung, die dazu dient, persönliche Aspekte einer Person zu bewerten oder vorherzusagen. Profiling setzen wir nicht ein.

Verantwortlicher

Die natürliche oder juristische Person, die über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet.

Auftragsverarbeiter

Eine Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet, etwa der Hosting-Anbieter.

Empfänger

Jede Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden.

Dritter

Jede Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den weisungsgebundenen Personen.

Einwilligung

Jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung einverstanden ist.

2. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO:
Almir Sijaric
c/o Impressumservice Dein-Impressum
Stettiner Str. 41
35410 Hungen
Deutschland

E-Mail: info@docpdf.de
Ladungsfähige Anschrift: Almir Sijaric, c/o Impressumservice Dein-Impressum, Stettiner Str. 41, 35410 Hungen, Deutschland.

Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Die Bestellpflicht nach Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG greift nach unserer Einschätzung nicht (insbesondere keine umfangreiche regelmäßige systematische Überwachung und in der Regel weniger als 20 ständig mit der automatisierten Verarbeitung beschäftigte Personen).

3. Überblick: Was dieses Angebot ist – und was nicht

DocPDF ist ein kostenloses Webtool zum Umwandeln und Zusammenführen von Dateien. Es gibt:

• keine Registrierung, kein Benutzerkonto und kein Login;
• keinen Newsletter und kein Double-Opt-In;
• ein Kontaktformular auf der Kontaktseite, zusätzlich E-Mail laut Impressum;
• keine Zahlungsabwicklung, keinen Onlineshop und kein PayPal;
• kein Blog, kein Forum und keine Kommentarfunktion;
• kein Bewerbungsportal;
• keine Werbung über Google, kein Google Analytics, kein Google Tag Manager, kein Google Ads, kein Google AdSense, kein Google Remarketing, kein Google reCAPTCHA und keine Google Fonts;
• keine Social-Plugins von Facebook, Instagram, X/Twitter, LinkedIn oder YouTube;
• keine eingebetteten Karten und keine Werbenetzwerke.

Die Datenschutzerklärung von Diensten wie PDF24 ist unter anderem deshalb länger, weil dort Werbung, Analyse, Newsletter und Uploads an deren Server mit stundenlanger Speicherung beschrieben werden. Diese Vorgänge finden bei uns nicht statt. Die folgenden Abschnitte beschreiben nur die Verarbeitung, die tatsächlich stattfindet, und die Rechte, die Ihnen nach der DSGVO zustehen.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit in den Einzelabschnitten nichts Abweichendes steht, gilt:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie eine Einwilligung erteilen (derzeit nicht für Werbung oder Analyse, weil wir diese Dienste nicht einsetzen);
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Erfüllung der von Ihnen angeforderten Webtool-Leistung erforderlich ist (Umwandlung, Download);
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit eine rechtliche Verpflichtung besteht (etwa Auskunft gegenüber Aufsichtsbehörden);
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für unser berechtigtes Interesse, insbesondere Betrieb, Sicherheit und Stabilität der Website, Server-Logfiles in Plesk (einschließlich einsehbarer IP-Adressen) sowie die Beschränkung des Zugangs auf ausgewählte Herkunftsländer.

Bei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO haben wir Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten gegen unser Interesse am Betrieb eines sicheren, erreichbaren Angebots abgewogen. Die Protokollierung geht nicht über das für Betrieb und Abwehr von Angriffen Erforderliche hinaus. Eine Nutzung zu Werbezwecken erfolgt nicht.

Für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät und den Zugriff darauf gilt zusätzlich § 25 TDDDG. Ohne Einwilligung ist das nur zulässig, wenn es unbedingt erforderlich ist, um den von Ihnen gewünschten Dienst bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

5. Hosting: gemieteter Server bei Hetzner, Verwaltung mit Plesk

Wir betreiben kein eigenes Rechenzentrum und besitzen die Hardware nicht. Website und Webtool laufen auf einem Server, den wir bei Hetzner mieten. Hetzner bleibt Eigentümer von Rechenzentrum, Strom, Netz und Hardware. Die Software auf diesem Server (Webserver, Anwendung, Plesk) verwalten wir selbst. Anbieter:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

Website: https://www.hetzner.com
Datenschutz des Anbieters: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy/

Hetzner ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO (Hosting und Infrastruktur, nicht die inhaltliche Auswertung Ihrer Dokumente). Den Auftragsverarbeitungsvertrag stellt Hetzner im Kundenkonto bereit: https://accounts.hetzner.com/account/dpa. Vertragstext: hetzner.com/AV/DPA_de.pdf. Technische und organisatorische Maßnahmen von Hetzner: https://www.hetzner.com/AV/TOM.pdf. Erläuterung: Hetzner Docs zu TOMs.

Plesk ist die Administrationsoberfläche auf dem gemieteten Server (Domains, TLS, Dateien, Dienste, Zugriffsprotokolle). Plesk ist kein Besucherzähl- oder Werbedienst und kein eigenes Unternehmen, das Daten zusätzlich erhält. Besucher des Webtools loggen sich nicht in Plesk ein. Sitzungs-Cookies von Plesk entstehen nur bei unserer Anmeldung als Administrator. In Plesk können wir als Betreiber die Server-Logs der Domain öffnen und dort unter anderem IP-Adressen der Seitenaufrufe einsehen. Das ist die normale Funktion der Hosting-Oberfläche, kein extra Tracking auf der Website. Einzelheiten in Abschnitt 7.

Der gemietete Server steht im Rechenzentrum von Hetzner in Falkenstein (Sachsen, Deutschland), also in der Europäischen Union. Die Verwendung von Hetzner erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen, sicheren Darstellung unserer Website. Bei Nutzung des Webtools kommt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Betracht.

6. TLS-Verschlüsselung und Zertifikate

Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und dem gemieteten Server bei Hetzner erfolgt über HTTPS (TLS). Das gilt auch für den Datei-Upload bei Word in PDF. Ohne TLS wäre die Übermittlung auf dem Transportweg leichter einsehbar.

Soweit das Zertifikat über Let’s Encrypt (Internet Security Research Group) bezogen wird, was bei Plesk üblich ist, wird der Domainname zum Ausstellen und Erneuern des Zertifikats an Let’s Encrypt übermittelt. Zweck ist ausschließlich die Verschlüsselung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Angaben des Anbieters: letsencrypt.org/privacy.

7. Server-Logfiles in Plesk

Jeder Aufruf der Website (Seite, Schrift, Bild, Skript, Schnittstelle) ist eine technische Verbindung zum Server. Der Webserver (typischerweise nginx oder Apache unter Plesk) schreibt daraus Zugriffsprotokolle. In Plesk sind diese Protokolle unter den Logs der Domain für uns als Betreiber einsehbar. Dort können unter anderem stehen:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL, sofern Ihr Browser sie sendet
• angefragte Adresse (URL) und HTTP-Statuscode
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse)
• übertragene Datenmenge
• gegebenenfalls der Internet-Service-Provider, soweit er aus der IP-Adresse ableitbar ist

Das ist die normale Funktion eines Webservers und der Hosting-Oberfläche Plesk, kein extra Tracking, das wir ins Webtool eingebaut haben. Es entstehen daraus keine Werbeprofile. Die IP-Adresse ist ein personenbezogenes Datum. Sie ist technisch erforderlich, damit der Server die Antwort zustellen kann. Ohne sie gibt es keine Website. Zusätzlich werten wir sie aus, um das Herkunftsland des Aufrufs festzustellen (Abschnitt 7.1).

Diese Logs sind keine Cookies. Sie entstehen bei jedem Aufruf, auch wenn Sie im Cookie-Hinweis ablehnen oder gar keine Auswahl treffen. Ablehnen oder Akzeptieren ändert nichts daran, dass der Server die Verbindung protokolliert und wir die Einträge in Plesk sehen können.

Zweck: korrekte Auslieferung der Seite, Stabilität, Fehleranalyse, Abwehr von Angriffen (etwa Denial-of-Service) und – im Fall eines Angriffs – Unterstützung der Strafverfolgung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: nach der Log-Rotation in Plesk, in einer Form, die die Identifizierung ermöglicht, in der Regel höchstens 14 Tage, sofern kein sicherheitsrelevantes Ereignis eintritt. Tritt ein solches Ereignis ein (zum Beispiel ein Angriff), können betroffene Protokolle bis zur Aufklärung länger aufbewahrt werden. Eine Nutzung zu Werbezwecken erfolgt nicht. Soweit Plesk aus denselben Logs Zugriffsstatistiken erzeugt (etwa Treffer pro Tag), stammen sie aus diesen Serverprotokollen, nicht aus einem Analyse-Skript oder einem Cookie auf der Website.

Der Inhalt hochgeladener Dokumente gehört nicht zu den Zugriffsprotokollen. Bei Word in PDF kann der Aufruf der Schnittstelle (Zeitpunkt, IP-Adresse, Statuscode, Datenmenge) protokolliert werden, nicht der Dateiinhalt. Einträge in Plesk bedeuten nicht, dass das Webtool Ihre Dokumente dauerhaft speichert.

7.1 Zugangsbeschränkung nach Herkunftsland

Das Webtool ist geografisch beschränkt. Bei jedem Aufruf prüft die Anwendung auf dem gemieteten Server anhand der IP-Adresse das Herkunftsland. Der Zugang zum Angebot ist vorgesehen für Aufrufe aus Deutschland, den Vereinigten Staaten von Amerika und Island. Kommt die IP-Adresse aus einem anderen Land, wird die Website nicht ausgeliefert. Stattdessen erscheint eine Hinweisseite („IP Blocked by ae dev Solutions“). Diese Hinweisseite ist nicht für Suchmaschinen bestimmt (noindex).

Die Zuordnung der IP-Adresse zu einem Land erfolgt lokal auf dem gemieteten Server anhand einer hinterlegten Geo-IP-Datenbank (GeoLite2-Daten von MaxMind, eingebunden über eine Server-Bibliothek). Die IP-Adresse wird dafür nicht an MaxMind, nicht an Google und nicht an einen sonstigen Geo-Dienst im Internet gesendet. Es entsteht kein Bewegungsprofil und keine Werbeauswertung. Das ermittelte Land wird nicht als eigenes Nutzerkonto gespeichert.

Crawler von Google für die Google Search Console und die organische Suche (Googlebot und die von Google veröffentlichten Crawler-IP-Bereiche) sind von dieser Ländersperre ausgenommen, damit die Indexierung möglich bleibt. Die Ausnahme richtet sich nach den von Google veröffentlichten IP-Netzen, nicht nach einem im Browser setzbaren User-Agent. Ein vorgetäuschter Standort im Browser ändert die Prüfung nicht.

Zweck: Bereitstellung des Angebots nur in den vorgesehenen Ländern und Schutz vor missbräuchlichem Zugriff aus anderen Netzen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer geografisch begrenzten, sicheren Bereitstellung). Speicherdauer: die Länderprüfung selbst ist eine Entscheidung im laufenden Request. Eine gesonderte Geo-Datenbank über Besucher legen wir nicht an. Die IP-Adresse kann daneben in den Server-Logfiles nach Abschnitt 7 stehen.

Die Verarbeitung findet auf dem Server in Falkenstein statt, auch wenn der Aufruf aus den USA oder aus Island kommt. Eine Übermittlung Ihrer Daten in die USA zum Zweck dieser Prüfung erfolgt nicht. Nutzen Sie einen VPN- oder Proxy-Ausgang in einem erlaubten Land, sieht der Server die dortige IP-Adresse.

8. Das Webtool im Einzelnen

Welche Daten wohin gelangen, hängt vom gewählten Werkzeug ab. JavaScript und Worker werden von dem bei Hetzner gemieteten Server ausgeliefert, nicht von einem CDN Dritter.

8.1 PDF in Word, JPG in PDF, PNG in PDF, PDFs zusammenführen

Diese Funktionen laufen vollständig in Ihrem Browser. Die Datei wird auf Ihrem Gerät gelesen, umgewandelt und als Download angeboten. Es findet kein Upload der Dokumentinhalte an den Webserver und an keinen Dritten statt. Wir sehen den Inhalt dieser Dateien nicht.

Technisch werden mit der Website ausgelieferte Bibliotheken verwendet, insbesondere pdf-lib, pdf.js (Worker unter /pdf.worker.min.mjs auf dem gemieteten Server) und docx. Es werden keine Google-Server und keine fremden Umwandlungsdienste aufgerufen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil Sie die Umwandlung ausdrücklich anstoßen. Soweit die Daten nur auf Ihrem Endgerät verbleiben, findet insoweit keine Übermittlung an uns statt. Der Seitenaufruf selbst kann Logfiles nach Abschnitt 7 erzeugen.

8.2 Word in PDF (serverseitig)

Bei „Word in PDF“ sendet Ihr Browser die DOCX-Datei per HTTPS an eine Schnittstelle auf dem bei Hetzner gemieteten Server (/api/word-to-pdf). Die Datei wird dort kurzzeitig in einem temporären Ordner gespeichert, in ein PDF umgewandelt und das PDF an Ihren Browser zurückgegeben. Anschließend wird der temporäre Ordner gelöscht. Es handelt sich nicht um einen fremden Umwandlungsdienst, sondern um die Anwendung auf dem von uns gemieteten und selbst verwalteten Server.

• Es gibt keinen Upload zu einem fremden Converter.
• Die Datei wird nicht in ein Nutzerkonto gelegt und nicht archiviert.
• Es werden keine Backups dieser Dokumente angelegt.
• Die HTTP-Antwort ist mit Cache-Control: no-store versehen.
• Die maximale Dateigröße beträgt 25 MB. Es werden nur DOCX-Dateien angenommen.
• Eine inhaltliche Auswertung, Indexierung, Schulung von KI-Modellen oder Nutzung für Werbung findet nicht statt.

In der temporären Datei können alle Inhalte stecken, die Sie selbst hochladen (Text, Bilder, Metadaten). Wir nutzen sie ausschließlich zur Umwandlung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: nur für die Dauer der Umwandlung. Die temporären Dateien werden unmittelbar nach Abschluss – auch bei einem Fehler – gelöscht. Verbleibt eine Datei in einem Ausnahmefall (etwa Absturz des Prozesses) im temporären Verzeichnis, wird sie bei der nächsten Bereinigung entfernt. Wir speichern keine dauerhafte Kopie.

Im Unterschied zu manchen Online-Converters, die Uploads etwa eine Stunde für den Download vorhalten, geben wir das Ergebnis unmittelbar zurück und löschen danach.

8.3 Word in PDF (hilfsweise im Browser)

Schlägt die serverseitige Umwandlung fehl, versucht das Webtool hilfsweise eine Darstellung in Ihrem Browser (docx-preview, html2canvas, ggf. html-to-image). In diesem Hilfsweg bleibt die Datei auf Ihrem Gerät.

Externe http- und https-Adressen in der Datei (Bilder, Schriften) werden nicht nachgeladen. Schriftarten der Website kommen vom Gerät. Eine Content-Security-Policy verbietet Verbindungen zu fremden Servern.

8.4 Bibliotheken: kein Datenversand an Tool-Anbieter

Die Umwandlung nutzt nur mit der Website ausgelieferte Open-Source-Bibliotheken. Sie liegen auf dem gemieteten Server. Es gibt kein CDN, keinen Aufruf der Hersteller und keine Telemetrie an pdf.js, pdf-lib, docx, docx-preview, html2canvas oder html-to-image.

• pdf-lib: erzeugt und verbindet PDFs im Browser. Kein Netzabruf.
• pdf.js (Mozilla): stellt PDF-Seiten dar. Der Worker liegt unter /pdf.worker.min.mjs auf dem gemieteten Server. Fernabrufe für Schriften, CMap-Dateien und WebAssembly sind abgeschaltet (useWorkerFetch: false, useWasm: false).
• docx: erzeugt die Word-Datei im Browser. Kein Netzabruf.
• docx-preview, html2canvas, html-to-image: nur der Hilfsweg Word in PDF im Browser. Bilder als Data-URL, keine CORS-Aufrufe zu Dritten.

Der Browser darf wegen der Content-Security-Policy nur mit dem Ursprung dieser Website sprechen (connect-src 'self'). Skripte, Schriften und Bilder von Google, CDNs oder anderen Dritten werden blockiert. Die einzige Verbindung mit Dateiinhalt ist der von Ihnen ausgelöste Aufruf von /api/word-to-pdf auf dem gemieteten Server.

9. Cookies und ähnliche Technologien

Cookies sind Textdateien, die Ihr Browser speichern kann. Viele Cookies enthalten eine Kennung, mit der ein Browser wiedererkannt werden kann. Wir setzen keine Analyse-, Marketing- oder Google-Cookies und kein Fingerprinting zu Werbezwecken.

IP-Adressen in den Zugriffsprotokollen von Plesk sind keine Cookies. Sie entstehen bei jedem Seitenaufruf auf dem Server, auch wenn Sie optionale Cookies ablehnen oder den Hinweis noch nicht bestätigt haben. Einzelheiten in Abschnitt 7.

Wir setzen ein eigenes Cookie docpdf_consent, das nur Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis speichert (akzeptiert oder abgelehnt). Ohne dieses Cookie müsste der Hinweis bei jedem Besuch erneut erscheinen. Das Webtool (Umwandlung, Download) funktioniert auch ohne dieses Cookie.

Sie können im Hinweis Ablehnen oder Akzeptieren wählen. Beide Schaltflächen sind gleichwertig bedienbar. Ablehnen bedeutet: keine optionalen Cookies. Derzeit setzen wir keine optionalen Cookies; die Auswahl wird trotzdem gespeichert, damit wir Ihre Entscheidung achten und den Hinweis nicht erneut aufdrängen.

Rechtsgrundlage TDDDG: Speicherung der Auswahl nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil sie erforderlich ist, um den von Ihnen gewünschten Hinweiszustand bereitzustellen. Rechtsgrundlage DSGVO: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Speicherung der Auswahl betroffen ist.

Speicherdauer: 12 Monate. Sie können die Auswahl jederzeit über Cookie-Hinweise oder „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich ändern. Sie können Cookies außerdem in Ihrem Browser löschen oder blockieren.

Einzelheiten und Tabelle: Cookie-Hinweise.

10. Schriftarten

Die Darstellung nutzt lokal verfügbare Systemschriften (unter anderem Segoe UI und die Standard-Sans-Serif-Schrift Ihres Geräts). Es findet kein Abruf von Google Fonts, Adobe Fonts oder vergleichbaren Schrift-CDNs statt. Beim Seitenaufruf werden keine Schriftanfragen an Server in Drittländern ausgelöst.

11. Dienste, die wir bewusst nicht einsetzen

Zur Klarstellung, weil diese Punkte in vielen Mustertexten stehen und bei uns nicht zutreffen:

• Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Google AdSense, Google Remarketing
• Google reCAPTCHA
• Google Fonts und andere fremde Schrift-CDNs
• Facebook-, Instagram-, X/Twitter- oder YouTube-Plugins
• PayPal und andere Zahlungsdienstleister
• Newsletter, Zählpixel in E-Mails, Remarketing-Tags
• Registrierung, Mitgliederbereich, Kommentarfunktion
• Online-Geo-IP-Dienste, die Ihre IP-Adresse bei jedem Aufruf an einen fremden Anbieter senden (die Länderprüfung läuft nur lokal auf unserem Server)

Würden wir einen solchen Dienst später einsetzen, würden wir diese Erklärung vorher anpassen und – soweit gesetzlich nötig – eine Einwilligung einholen.

12. Kontaktformular und E-Mail

12.1 Kontaktformular

Auf der Seite Kontakt können Sie uns eine Nachricht senden. Pflichtangaben sind Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht sowie die Bestätigung, dass Sie diese Datenschutzerklärung gelesen haben. Technisch können Zeitpunkt und IP-Adresse in den Server-Logfiles stehen (Abschnitt 7).

Zweck ist ausschließlich die Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Dafür benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen. Betreff und Nachricht ordnen die Anfrage zu. Es gibt keinen Newsletter, kein Double-Opt-In und keine Werbung aufgrund des Formulars. Das Bestätigungsfeld ist nicht vorausgewählt.

Die Nachricht wird per E-Mail an unser Postfach info@docpdf.de weitergeleitet. Als Absender der Systemmail dient ebenfalls dieses Postfach. Als Antwortadresse (Reply-To) wird die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse gesetzt, damit wir Ihnen direkt antworten können. Der Versand läuft über den Mailverkehr auf dem bei Hetzner gemieteten Server in Falkenstein. Die Nachricht wird nicht an einen fremden Formular- oder Umwandlungsdienst übermittelt. Es kommt kein Google reCAPTCHA zum Einsatz.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Nachricht auf einen Vertrag oder dessen Anbahnung zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten). Die Kenntnisnahme dieser Erklärung dokumentieren wir über das Pflichtfeld am Formular.

Speicherdauer: in unserem Postfach bis die Anfrage erledigt ist und gesetzliche Aufbewahrungspflichten enden. Danach löschen wir die Nachricht, soweit keine Pflicht zur weiteren Aufbewahrung besteht.

Sie können der Verarbeitung widersprechen und uns bitten, die Nachricht zu löschen, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. Schreiben Sie dafür an info@docpdf.de.

12.2 E-Mail

Die Internetseite enthält die E-Mail-Adresse info@docpdf.de zur elektronischen Kontaktaufnahme. Schreiben Sie uns, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (etwa Name, E-Mail-Adresse, Inhalt und Zeitpunkt) zur Bearbeitung. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Pflicht besteht. Eine Telefonnummer wird auf der Website nicht veröffentlicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Nachricht auf einen Vertrag oder dessen Anbahnung zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: bis die Anfrage erledigt ist und gesetzliche Aufbewahrungspflichten enden.

13. Empfänger und Auftragsverarbeitung

Empfänger können sein:

• Hetzner Online GmbH als Auftragsverarbeiter für Hosting und Infrastruktur;
• Let’s Encrypt, soweit TLS-Zertifikate darüber ausgestellt werden (Domainname);
• wir selbst als Betreiber: Kontaktanfragen gehen an das Postfach info@docpdf.de; Dateien bei Word in PDF kommen auf den gemieteten Server;
• Hetzner Online GmbH für den E-Mail-Transport, soweit Nachrichten über den Mailserver auf dem gemieteten Hosting in Falkenstein laufen;
• Behörden, soweit eine gesetzliche Pflicht zur Offenbarung besteht.

Plesk (Hersteller WebPros) ist Verwaltungssoftware auf dem gemieteten Server. Für den normalen Seitenaufruf findet darüber keine Übermittlung Ihrer Dokumente an WebPros statt.

14. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in ein Drittland außerhalb der EU und des EWR ist nicht beabsichtigt. Der Anwendungsserver steht bei Hetzner in Falkenstein (Deutschland). Wir setzen keine US-Werbe- oder Analyse-Dienste ein. Dass Aufrufe aus den USA oder aus Island zum Webtool zugelassen sind (Abschnitt 7.1), bedeutet nicht, dass wir Ihre Daten dorthin übermitteln. Die Länderprüfung und die Auslieferung der Seite bleiben auf dem gemieteten Server in der EU.

Soweit Let’s Encrypt (USA) den Domainnamen zur Zertifikatsausstellung erhält, kann ein Drittlandtransfer vorliegen. Zweck ist allein TLS. Geeignete Garantien richten sich nach den jeweils aktuellen Angaben von Let’s Encrypt.

15. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, unter anderem:

• TLS-Verschlüsselung der Übertragung
• Content-Security-Policy: der Browser darf Skripte, Daten und Schriftarten nur von dieser Website laden (connect-src 'self')
• Zugriff auf den Server nur für uns als Betreiber über Plesk bzw. SSH
• keine dauerhafte Archivierung der umgewandelten Dokumente
• sofortige Löschung der temporären Dateien nach Word in PDF
• kein Cache der PDF-Antwort (no-store)
• Begrenzung der Dateigröße und des Dateityps bei Word in PDF
• Auslieferung der Skripte vom gemieteten Server bei Hetzner, nicht von Google
• Zugangsbeschränkung nach Herkunftsland anhand der IP-Adresse, lokal auf dem Server, ohne fremden Geo-Dienst im Request

Ein lückenloser Schutz im Internet kann nicht garantiert werden. Das Restrisiko eines Angriffs auf Übertragung oder Server bleibt.

16. Routinemäßige Löschung und Speicherdauer

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten es verlangen. Danach werden die Daten gelöscht oder gesperrt.

• Browser-Umwandlungen: keine Speicherung bei uns
• Word in PDF: temporär während der Umwandlung, danach Löschung
• Server-Logs in Plesk (einschließlich IP-Adresse): in der Regel 14 Tage nach der Log-Rotation, außer bei Sicherheitsvorfällen
• Cookie docpdf_consent: 12 Monate oder bis Sie es löschen bzw. die Auswahl ändern
• Kontaktformular- oder E-Mail-Anfragen: bis Abschluss plus gesetzliche Fristen

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (etwa aus Handels- oder Steuerrecht) gehen vor, soweit sie im Einzelfall eingreifen.

17. Pflicht zur Bereitstellung

Sie müssen uns keine Daten mitteilen, um die Website zu lesen. Technisch unvermeidbar ist die Übermittlung der IP-Adresse an den Server. Ohne sie kann die Seite nicht ausgeliefert werden.

Für Word in PDF ist die Übermittlung der DOCX-Datei erforderlich, sonst kann diese Funktion nicht ausgeführt werden. Die übrigen Werkzeuge funktionieren ohne Upload an uns.

Das Kontaktformular ist freiwillig. Ohne Name, E-Mail-Adresse, Betreff, Nachricht und die Bestätigung dieser Erklärung können wir das Formular nicht entgegennehmen. Diese Pflichtfelder brauchen wir, um Ihnen zu antworten. Sie können uns stattdessen per E-Mail an info@docpdf.de erreichen.

Ein Vertragsschluss im herkömmlichen Sinne (Kauf, Abo) findet nicht statt. Eine gesetzliche Pflicht, uns Name oder E-Mail mitzuteilen, besteht für die Nutzung des Webtools nicht.

18. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Das Webtool ist nicht darauf ausgerichtet, besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO zu erheben (etwa Gesundheitsdaten, biometrische Daten, Religionszugehörigkeit). Wenn Sie bei Word in PDF eine Datei hochladen oder im Kontaktformular einen Text schreiben, der solche Angaben enthält, verarbeiten wir sie nur, weil Sie die Nachricht bzw. die Umwandlung anstoßen, und nur für diesen Zweck. Bitte übermitteln Sie solche Daten nur, wenn das für Sie vertretbar ist.

19. Minderjährige

Das Angebot richtet sich nicht gezielt an Kinder. Wir holen wissentlich keine Daten von Kindern im Sinne von Art. 8 DSGVO ein.

20. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Es gibt kein Nutzungsprofil für Werbung.

21. Rechte der betroffenen Person

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen die nachstehenden Rechte. Zur Ausübung genügt eine Nachricht an info@docpdf.de. Wir beantworten Anfragen ohne unangemessene Verzögerung, spätestens innerhalb eines Monats. Die Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn die Anfrage komplex ist; dann unterrichten wir Sie. Zur Identifizierung können wir zusätzliche Angaben verlangen, wenn begründete Zweifel an Ihrer Identität bestehen (Art. 12 Abs. 6 DSGVO).

Recht auf Bestätigung

Sie können verlangen, dass wir bestätigen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten (Art. 15 Abs. 1 DSGVO).

Recht auf Auskunft

Sie können unentgeltliche Auskunft und eine Kopie der zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen, einschließlich der Verarbeitungszwecke, der Kategorien, der Empfänger, der Speicherdauer, Ihrer weiteren Rechte, der Herkunft der Daten, soweit sie nicht bei Ihnen erhoben wurden, und des Bestehens einer automatisierten Entscheidungsfindung (Art. 15 DSGVO). Wurden Daten an ein Drittland übermittelt, können Sie Auskunft über geeignete Garantien verlangen.

Hinweis zur praktischen Lage: Bei den Browser-Funktionen speichern wir keine Dokumentinhalte. Bei Word in PDF speichern wir sie nicht dauerhaft. Auskunft können wir daher vor allem zu den Daten geben, die bei uns tatsächlich noch vorhanden sind (etwa Logfiles innerhalb der Speicherfrist oder der Inhalt einer E-Mail an uns).

Recht auf Berichtigung

Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten und die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).

Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)

Sie können die unverzügliche Löschung verlangen, wenn einer der Gründe des Art. 17 Abs. 1 DSGVO vorliegt und die Verarbeitung nicht nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO erforderlich ist, insbesondere wenn die Daten für den Zweck nicht mehr nötig sind, Sie eine Einwilligung widerrufen und es an einer anderen Grundlage fehlt, Sie Widerspruch einlegen und keine vorrangigen Gründe bestehen, die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder eine rechtliche Pflicht zur Löschung besteht.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie können die Einschränkung verlangen, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie statt der Löschung die Einschränkung wollen, wir die Daten nicht mehr brauchen, Sie sie aber für Rechtsansprüche benötigen, oder Sie Widerspruch eingelegt haben und noch nicht feststeht, wessen Gründe überwiegen (Art. 18 DSGVO).

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, uns bereitgestellte Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten und einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Art. 20 DSGVO).

Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Wir verarbeiten die Daten im Fall des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verarbeiten wir Daten für Direktwerbung, können Sie jederzeit Widerspruch einlegen; wir stellen die Verarbeitung für diese Zwecke dann ein. Direktwerbung betreiben wir über diese Website nicht.

Im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft können Sie Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren ausüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Für die Cookie-Auswahl nutzen Sie „Ablehnen“, die Cookie-Einstellungen oder die Löschung im Browser.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). In Deutschland sind die Landesbeauftragten für den Datenschutz zuständig. Eine Übersicht: bfdi.bund.de – Anschriften der Länder. Zuständig ist regelmäßig die Behörde des Bundeslandes, in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat, sobald die echte Anschrift feststeht.

22. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich das Webtool, das Hosting oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter dieser Adresse. Für Ihren erneuten Besuch gilt die dann veröffentlichte Fassung. Stand: 1. September 2026.